در سال های اخیر، صنعت برگزاری رویدادها در پاسخ به همه گیری کووید-۱۹ شاهد تحولی چشمگیر در نحوه ارائه و اجرای برنامه ها بوده است. پیش از این، رویدادها عمدتاً به صورت گردهمایی های فیزیکی برگزار می شدند، اما این همه گیری، انتقال به رویدادهای مجازی را به یک ضرورت تبدیل کرد و اثربخشی آن ها را به عنوان جایگزینی مناسب برای شبکه سازی و تعامل به اثبات رساند. این تغییر مسیر، چشم انداز صنعت رویدادها را به طور اساسی تغییر داده و بر اهمیت پلتفرم های دیجیتال و ادغام تجربه های جدید آنلاین برای ایجاد ارتباطات معنادار میان انسان ها تأکید کرده است.
ابزارهای ارتباطی و مشارکتی، ستون فقرات دورکاری های ناشی از دوران کرونا بوده اند. به عنوان مثال، اپلیکیشن ویدئو کنفرانس زوم (Zoom) – و در نمونه های بومی پلتفرم هایی مانند اسکای روم (Skyroom) یا قرار – نمونه بارز این تغییر به سمت راهکارهای مجازی هستند؛ به طوری که نصب روزانه زوم در آن دوران جهشی ۳۰ برابری نسبت به سال قبل داشت.
اکنون و در دوران پسا کرونا، رویدادهای مجازی دوشادوش رویدادهای فیزیکی در صنعت سرگرمی و رویدادها در حال قدرت گرفتن هستند که این امر منجر به ظهور رویدادهای ترکیبی یا هیبریدی (Hybrid Events) شده است. این تلفیق از تجربه های آنلاین و آفلاین، با بهره گیری از نقاط قوت هر دو روش، عصر جدیدی از تجربه های فراگیر و ماندگار را برای شرکت کنندگان به ارمغان آورده است. در اکوسیستم کسب وکار ایران نیز، پلتفرم های مدیریت رویداد مانند ایوند (Evand) به خوبی این ترکیب را در وبینارها و همایش های هیبریدی پیاده سازی کرده اند.
در نهایت، سناریوی ایده آل در مدیریت رویداد، ترکیبی هم افزا از عناصر فیزیکی و مجازی است که میزان تعامل و ماندگاری در ذهن را افزایش می دهد. این رویکرد که با مفاهیم خلاقانه و فناوری های نوین غنی شده است، به برگزارکنندگان اجازه می دهد رویدادهایی به مراتب تأثیرگذارتر از دوران پیش از کرونا خلق کنند.
درهم شکستن مرزها و محدودیت ها
رویدادهای فیزیکی و تجربه های مجازی هر کدام مزایا و محدودیت های خاص خود را دارند:
- مزایای رویدادهای فیزیکی: حضور ملموس افراد، انرژی قابل لمس یک مخاطب زنده و توانایی درگیر کردن هر پنج حس.
- مزایای تجربه های مجازی: راحتی، دسترسی آسان، سناریوهای تخیلی جذاب، و امکان برگزاری در کسری از زمان (و هزینه) مورد نیاز برای یک رویداد فیزیکی.
با این حال، هر دو محیط محدودیت هایی نیز دارند. برای مثال، دریافت بازخورد در یک رویداد مجازی می تواند بسیار متفاوت از یک رویداد فیزیکی باشد. از سوی دیگر، رویدادهای فیزیکی معمولاً هزینه های راه اندازی بسیار بالاتری دارند (مانند هزینه های سنگین اجاره سالن های همایش در تهران یا سایر کلان شهرها، پذیرایی و تشریفات) در مقایسه با رویدادهای مجازی.
با ادغام عناصر فیزیکی و فناوری های مجازی، رویدادها می توانند از محدودیت های جغرافیایی و مکانی فراتر روند و امکان مشارکت افراد از سراسر جهان (و سراسر ایران، بدون نیاز به سفر به پایتخت) را فراهم کرده و مخاطبانی متنوع و فراگیر ایجاد کنند. شرکت کنندگان می توانند به صورت فیزیکی یا از راه دور با فضای رویداد تعامل داشته باشند، در بحث های لحظه ای (Real-time) شرکت کنند و حتی نسخه های مجازی مکان های فیزیکی را کاوش کنند تا ترکیبی بی نقص از دنیای واقعی و دیجیتال خلق شود. در واقع، گنجاندن عناصر مجازی در یک رویداد فیزیکی می تواند تجربه ها را بهبود بخشیده و تخیل فرد را به واقعیت تبدیل کند.
نشان دهنده از بین رفتن فاصله ها و ادغام روان فضاهای فیزیکی با تکنولوژی های نوین ارتباطی.
افزایش تعامل و مشارکت (Boosting Engagement)
سطح بالای تعامل و مشارکتی که رویدادهای ترکیبی ارائه می دهند، با توجه به پتانسیل ارزش آفرینی آن ها، بدون شک هیجان انگیز است.
- شخصی سازی تجربه: بهره گیری از فناوری امکان سفارشی سازی و شخصی سازی را فراهم می کند و در نتیجه تجربه ای متناسب تر و فراگیرتر برای هر شرکت کننده ایجاد می شود.
- پلتفرم های چندمنظوره: آشنایی با تولیدات مجازی، امکان تحقق پلتفرم های آنلاین چندمنظوره را فراهم می کند که از تعاملات در لحظه پشتیبانی کرده و تجربه کلی رویداد را غنی می سازد.
افزودن مشارکت مجازی به شرکت کنندگان اجازه می دهد در نظرسنجی ها شرکت کنند، سؤال بپرسند و وارد بحث شوند. امکان استفاده از فناوری های واقعیت افزوده (AR) و واقعیت مجازی (VR) می تواند محیطی همه جانبه برای شرکت کنندگان ایجاد کند که برد و گستره رویدادهای فیزیکی را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.
دنی لونگ بر اهمیت این رویکرد تأکید می کند: «گواهینامه پیشرفته در تولید مجازی، فرآیندها و تکنیک های لازم برای تولیدات مجازی مختلف را آموزش می دهد که شامل وبینارها، کنفرانس های مجازی، رویدادهای متاورس و پلتفرم های رسانه ای مدرن می شود. یادگیرندگان تجربه عملی در یک استودیوی تولید مجازی کسب کرده و از متخصصان صنعت می آموزند. این دوره برای افرادی که به مدیریت رویداد علاقه مند هستند و به دنبال گنجاندن تولید مجازی در رزومه کاری خود هستند، ایده آل است.»
علاوه بر خلق رویدادهای خارق العاده، برنامه ریزان می توانند از طریق گیمیفیکیشن (بازی وارسازی) میزان مشارکت را در رویدادهای ترکیبی افزایش دهند. چالش ها، آزمون ها و فعالیت های تعاملی نه تنها مشارکت فعال را تشویق می کنند، بلکه ارتباطات را عمیق تر می سازند؛ به ویژه زمانی که با عناصر برند و محصول ادغام شوند (مشابه کمپین های گیمیفیکیشن موفق در برندهای مطرح ایرانی که تعامل کاربر را به شدت بالا می برند).
در رویدادهای شبکه سازی، این کار می تواند راهی برای تقویت ارتباطات میان مخاطبان باشد، زیرا آن ها برای رسیدن به یک هدف از پیش تعیین شده توسط بازی ها تلاش می کنند. این فرمت ها می توانند شامل فعالیت های پرطرفداری مانند بازی های اتاق فرار (Escape Room) باشند؛ و برگزاری آن ها در محیط های مجازی به معنای صرفه جویی در هزینه ها و همچنین کاهش نیاز به مدیریت عملیات و لجستیک پیچیده است.
نمایش پویایی، کار تیمی و استفاده از فناوری های تعاملی برای درگیر کردن عمیق تر مخاطبان در رویداد.
گسترش دسترسی و فراگیری رویدادها
تلفیق تجربه های فیزیکی و مجازی نویدبخش ایجاد فراگیری در مقیاسی بی سابقه است.
- برای کسب وکارها: این امر می تواند به معنای دسترسی به مخاطبان بیشتر باشد، زیرا ارتباطات مجازی امکان مشارکت افراد را از سراسر جهان فراهم می کند.
- برای کاربران: گزینه های حضور مجازی به آن ها فرصت مشارکت می دهد و موانع فیزیکی، مالی یا جغرافیایی را از بین می برد. در کشور ما که گاهی مشکلات سرعت اینترنت برگزاری رویدادهای زنده را با چالش مواجه می کند، ارائه ویدئوهای ضبط شده و محتوای آفلاینِ رویداد، یک مزیت بزرگ برای دسترسی عادلانه محسوب می شود.
تصور کنید یک کمپین پاپ آپ فیزیکی سنتی را با یک تجربه مجازی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته برای اکران یک فیلم یا معرفی یک محصول جایگزین کنید. این کار نه تنها مرزهای مناطق زمانی را می شکند، بلکه مشارکت جهانی را نیز به همراه دارد. در کنفرانس ها، این رویکرد با استقبال از دیدگاه های متنوع و جهانی، بحث ها را متحول کرده و تجربه را برای همه افراد درگیر غنی می کند. این تغییر در استراتژی چگونه ممکن است تعامل مخاطب و موفقیت رویداد را بازتعریف کند؟
بازنگری در تلفیق رویدادهای فیزیکی و مجازی مزایای بسیار ملموسی نیز دارد؛ از جمله امکان مدیریت بهتر بودجه، توسعه استراتژی های سودآوری جدید و همچنین بهینه سازی استفاده از مواد و امکانات فیزیکی.
علاوه بر این، رویدادهای هیبریدی امکان ادغام مترجمان زبان اشاره، زیرنویس ها و سایر ویژگی های دسترسی پذیری را فراهم می کنند و رویدادها را برای افراد دارای معلولیت فراگیرتر می سازند. با پذیرش فناوری، برگزارکنندگان رویداد می توانند محیط هایی ایجاد کنند که در آن همه احساس استقبال، ارزشمندی و شنیده شدن داشته باشند و حس تعلق برای همه ترویج شود.
نتیجه گیری
رویدادهای موفق خاطراتی ماندگار خلق می کنند و رویدادهای ترکیبی توانایی منحصربه فردی در افزایش این تأثیر دارند. با ویدئوهای ضبط شده رویداد مجازی و محتوای تعاملی، شرکت کنندگان می توانند لحظات مورد علاقه خود را دوباره مرور کنند یا آن ها را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارند که این امر گستره نفوذ رویداد را افزایش می دهد. همگام با تکامل صنعت رویدادها، متخصصان باید به طور مداوم مهارت های خود را ارتقا دهند، با جدیدترین روندها همگام شوند و از منابع آموزشی و تمرینی مرتبط بهره ببرند.
این تغییر چیزی بیش از یک ترند زودگذر است؛ این یک تغییر الگوست که پتانسیل بازتعریف آینده گردهمایی ها را دارد. با بهره گیری از نقاط قوت هر دو عنصر فیزیکی و مجازی، برگزارکنندگان رویداد می توانند تجربه هایی خلق کنند که نه تنها جذاب و فراگیر هستند، بلکه واقعاً فراموش نشدنی و ماندگار خواهند بود.
