با توجه به رقابتی بودن محیط کار امروزی بیش از هر زمان دیگری، متخصصان برای متمایز کردن خود با چالشی دیوانهوار روبرو هستند. چه آنها به دنبال پیوستن به یک سازمان جدید باشند و چه در حال حاضر بخشی از یک تیم محسوب شوند، این افراد حرفهای میدانند که برای برجسته شدن و پیشرفت، به چیزی بیش از مجموعه مهارتهای معمول نیاز دارند؛ و دقیقاً به همین دلیل است که گواهینامههای مدیریت پروژه همچنان از محبوبیت بالایی برخوردارند.
کارفرمایان برتر، ارزش و امتیاز ویژهای برای نیروهایی قائل هستند که دارای گواهینامه در متدولوژیهای مدیریت پروژه مانند چابک (Agile)، اسکرام (Scrum) و شش سیگمای ناب یا لین سیکس سیگما (Lean Six Sigma – LSS) باشند. بیایید نگاهی بیندازیم به دلایلی که چرا LSS یکی از پیشتازانِ انتخاب متدولوژی است، و اینکه این روش و سایر متدولوژیها در مقایسه با یکدیگر چه جایگاهی دارند.
در فضای اقتصادی پرنوسان ایران، شرکتها و استارتاپها بیش از هر زمان دیگری «بهینهسازی هزینهها» را در اولویت قرار دادهاند. اخذ گواهینامههایی مانند شش سیگمای ناب به متخصصان کمک میکند تا به مهرهای کلیدی برای کاهش اتلاف منابع و افزایش سودآوری تبدیل شوند؛ مهارتی که در مشاورههای مالی و اقتصادی «کیان مشاوران» نیز همواره بهعنوان یک مزیت رقابتی برای سازمانها بر آن تاکید میشود.
جعبهابزار مدیر پروژه: کدام متدولوژی برای کسبوکار شما مناسب است؟
در ابتدا، مروری خواهیم داشت بر برخی از محبوبترین گواهینامههای مدیریت پروژه:
چابک (Agile)
متدولوژی چابک بر ارائه ارزش به مشتری یا کاربر نهایی از طریق تمرکز بر تعاملات میان افراد درگیر در پروژه تاکید دارد. با این کار، روش چابک عدم قطعیتها را با وارد کردن آنها به فرآیند اجرایی به همراه جمعآوری بازخوردهای مشتری، مدیریت میکند. این ویژگی به تیمها اجازه میدهد تا در حین کار روی یک پروژه، به اتفاقات پیشبینینشده پاسخی مؤثر بدهند.
متخصص مدیریت پروژه (PMP)
دریافت گواهینامه PMP شامل شرکت در آزمونی است که دانش شما را در زمینههای آغاز، برنامهریزی، اجرا، نظارت و پایان پروژه میسنجد. سایر موضوعاتی که در این آزمون پوشش داده میشوند عبارتند از: مدیریت محدوده پروژه، یکپارچگی، هزینه و کیفیت، و همچنین مدیریت منابع انسانی.
نمایش تصویری از تعامل مستمر، بازخورد سریع و برنامهریزی تیمی در متدولوژیهای Agile و Scrum.
اسکرام (Scrum)
اسکرام یک متدولوژی ساختاریافته است که از مجموعه مشخصی از نقشها و مسئولیتها پیروی میکند. تیمها جلسات برنامهریزیشده و منظمی را برگزار میکنند و معمولاً خروجی کار را پس از «اسپرینتهای» (تکاپوهای) یک یا دو هفتهای ارائه میدهند. اعضای تیم پیشرفت خود را گزارش داده و در طول هر اسپرینت بازخورد دریافت میکنند؛ در پایان هر اسپرینت نیز، برای اقدام بعدی خود برنامهریزی میکنند.
کانبان (Kanban)
رویکرد کانبان بر پیگیری هر مرحله از جریان کار (Workflow) از ابتدا تا انتها تمرکز دارد. هر مرحله دارای یک محدودیت برای «کارهای در جریان» (WIP) است که تضمین میکند حتی در صورت بروز تنگناها و گرههای کاری، جریان کار همچنان به حرکت خود ادامه دهد. خود این سیستم به صورت تدریجی و پیوسته تغییر میکند و محدودیتهای WIP در صورت نیاز برای الزامات فوری تنظیم میشوند.
نرمافزارها و محصولات سیستمی (SAP)
هدف اولیه SAP این بود که به مشتریان راهی برای تعامل در یک پلتفرم واحد ارائه دهد. امروزه افراد از SAP برای مدیریت عملیات، اسناد، حسابداری مواد و داراییهای مالی استفاده میکنند، به طوری که گواهینامه SAP تقریباً تمامی جنبههای مدیریت کسبوکار را پوشش میدهد.
مدیریت کیفیت جامع (TQM)
رویکرد TQM بر بهبود مستمر و بلندمدت، نه تنها برای بخش تولید بلکه برای تمامی بخشهای درون یک سازمان، تاکید دارد. از نظر کیفیت، TQM برای خدماترسانی بهتر به مشتریان، بیشتر بر فرهنگ سازمانی و نگرش تیم تمرکز میکند تا صرفاً محصول نهایی.
متدولوژی 5S
این عبارت مخفف پنج کلمه ساماندهی (Sort)، نظم و ترتیب (Store)، پاکیزهسازی (Shine)، استانداردسازی (Standardise) و حفظ و نگهداری (Sustain) است؛ پنج قدم به سوی تعالی عملیاتی. این متدولوژی که اجرای آن نسبتاً ساده و سرراست است، با ارزیابی وضعیت فعلی، سازماندهی امور و خلاص شدن از شر هر چیزی که مانع پیشرفت روان کارها میشود، آغاز میگردد.
در حالی که سیستمهایی مانند SAP و TQM دهههاست در صنایع بزرگ و تولیدی ایران (مانند پتروشیمی و خودروسازی) کاربرد دارند، متدولوژیهای مدرنتری نظیر اجایل و کانبان به شدت در حال تسخیر شرکتهای خدمات مالی (فینتک)، فناوری اطلاعات و تیمهای بازاریابی دیجیتال هستند. آشنایی با این تفاوتها به مدیران کمک میکند تا بودجه آموزشی و مشاورهای خود را در مسیر درستی سرمایهگذاری کنند.
نمایش مفهوم کانبان، 5S، مدیریت کیفیت و یکپارچگی عملیات در محیطی صنعتی و سازمانی مدرن.
این گواهینامهها در مقایسه با یکدیگر و در برابر شش سیگمای ناب (LSS) چگونهاند؟
اگرچه بسیاری از آنها از نظر اصول یا تکنیکها با هم همپوشانی دارند، اما هر متدولوژی حوزههای تمرکز متفاوتی دارد. برای مثال، رویکرد «ناب» (Lean) بر حذف اتلافها تمرکز دارد، «شش سیگما» بر کیفیت از طریق حذف نواقص تاکید میکند، در حالی که «چابک» (Agile) کاربران نهایی یا مصرفکنندگان را در مرکز توجه قرار میدهد.
بسیاری از این متدولوژیها در واقع مکمل یکدیگر و همچنین مکمل LSS هستند، زیرا حوزههای تمرکز متفاوتی دارند و همافزایی (سینرژی) خوبی بین آنها برقرار است. به همین دلیل، بسیاری از افراد توصیه میکنند که دو یا چند متدولوژی را حتی با خود LSS ترکیب کنید.
برای مثال، روش چابک (Agile) در مسیر خود به سمت ارزشآفرینی، بازتابی از رویکرد ناب (Lean) در تمرکز بر کاهش اتلافها است؛ به طوری که «چارچوب چابک مقیاسپذیر» (SAFe) از اصول هر دو رویکرد چابک و ناب استفاده میکند.
فردی که هم در LSS و هم در Agile گواهینامه دارد، ممکن است بسته به نیازهای پروژه در دست انجام، از یکی از آنها استفاده کند، یا برای به حداکثر رساندن نتایج پروژه، هر دو را به کار گیرد. این شخص میتواند از رویکرد DMAIC در شش سیگمای ناب برای شناسایی یک مشکل استفاده کند و سپس از چابک (Agile) برای تعریف کارهایی که باید انجام شود و برنامهریزی زمانبندی اجرای آنها بهره ببرد.
اسکرام نیز اغلب در پیادهسازی چابک استفاده میشود و همچنین ممکن است با کانبان در متدولوژی جدیدی به نام Scrumban ترکیب شود. در Scrumban، نظم برگزاری جلسات بر اساس نیاز متغیر است و تاکید اصلی بر اجرای محدودیتهای کارهای در جریان (WIP) است.
همچنین پیادهسازی 5S به عنوان روشی ایدهآل برای آمادهسازی یک سازمان جهت پذیرش شش سیگمای ناب در نظر گرفته میشود.
چگونه انتخاب کنید که به دنبال کدام گواهینامه بروید؟
ترکیب قدرتمند «ناب» و «شش سیگما» احتمالاً اولین دلیلی است که برای تداوم محبوبیت LSS به ذهن خطور میکند. اثربخشی اثباتشده پیادهسازی آن در شرکتهایی مانند Arrow Electronics میتواند دلیل دوم باشد و سهولت سازگاری آن با سایر متدولوژیها نیز با فاصله اندکی در جایگاه سوم قرار میگیرد.
اما انتخاب شما برای گواهینامه مدیریت پروژه نباید صرفاً بر اساس محبوبیت باشد. یک ارزیابی دقیق از نیازهای سازمان شما—یا سازمانی که میخواهید به آن بپیوندید، یا اکثر سازمانهای فعال در صنعت شما—باید به شما در تصمیمگیری کمک کند.
به خاطر داشته باشید که سازمانهای مختلف دارای جریانهای کاری، فرهنگهای تیمی و اهداف متفاوتی هستند و این به عهده شماست که تعیین کنید کدام متدولوژی به بهترین شکل پاسخگوی نیازهای آنها خواهد بود. برخی از ویژگیهای عملیاتی یا پروژهای که هنگام انتخاب باید در نظر بگیرید عبارتند از:
- بودجه (Budget)
- پیچیدگی (Complexity)
- محدودیتها (Limitations)
- اهداف (Objectives)
- شاخصهای عملکرد (Performance Indicators)
- ریسکها (Risks)
- محدوده پروژه (Scope)
- ذینفعان (Stakeholders)
حتماً در نظر بگیرید که یک متدولوژی خاص تا چه حد میتواند تاثیرگذار باشد و پیادهسازی آن چه چالشهایی به همراه دارد. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد تیم خود را آموزش دهید یا استفاده از نرمافزارهای جدیدی را یاد بگیرید. از تیم خود درباره متدولوژی مورد نظر بازخورد بخواهید و دلایل موافقت یا مخالفت با انتخاب آن را یادداشت کنید.
تصویر مفهومی برای نشان دادن ارزیابی بودجه، ریسک، اهداف، ذینفعان و پیچیدگی پروژه پیش از انتخاب متدولوژی مناسب.
نتیجهگیری
انتخاب یک متدولوژی مدیریت پروژه صرفاً به معنای یادگیری چند ابزار یا اصطلاح جدید نیست؛ بلکه یک سرمایهگذاری استراتژیک برای توسعه مسیر شغلی و ارتقای بهرهوری سازمان محسوب میشود. همانطور که بررسی کردیم، «شش سیگمای ناب» (Lean Six Sigma) با تمرکز همزمان بر کاهش اتلاف منابع و حذف نواقص، در کنار انعطافپذیری فوقالعاده برای ترکیب با روشهایی مانند چابک (Agile)، گزینهای بینظیر برای مدیران به شمار میرود. در نهایت، با سنجش دقیق نیازهای سازمان، میزان بودجه و اهداف استراتژیک، میتوانید رویکردی را برگزینید که نهتنها شما را در بازار کارِ رقابتی امروز متمایز کند، بلکه ارزشآفرینی اقتصادی و رشد پایداری را برای کسبوکارتان به ارمغان بیاورد.
