۷ روش کلیدی محافظت از داده‌های سازمانی

در دنیای دیجیتال امروز، تصمیم گیرندگان برای تعیین مسیر استراتژیک سازمان خود، بیش از پیش به داده ها متکی هستند. داده ها به شما این امکان را می دهند تا از طریق حقایق مستدل، مفروضات خود را درک، راستی آزمایی و کمّی سازی کنید. به بیان ساده: دوران تکیهِ صرف بر شهود و احساسات درونی به سر آمده است.

بر اساس مقاله ای از مدرسه کسب وکار هاروارد (Harvard Business School) با استناد به نظرسنجی مؤسسه PwC، سازمان هایی که به شدت داده محور هستند، سه برابر بیشتر از رقبای سنتی خود بهبودهای حیاتی و چشمگیری را در فرآیندهای تصمیم گیری گزارش می دهند.

سونامی اطلاعات و شتاب دهنده های دیجیتال

با فراگیر شدن تحول دیجیتال در جامعه، حجم داده های تولیدشده به صورت نمایی در حال افزایش است. طبق گزارش شرکت بین المللی داده (IDC)، تنها در سال ۲۰۲۰ جهان بالغ بر ۶۴٫۲ زتابایت (معادل ۶٫۴ تریلیون گیگابایت) داده تولید و تکثیر کرد؛ حجمی بسیار بیشتر از کل عکس ها و ویدیوهایی که یک انسان معمولی در تمام طول عمر خود ثبت می کند.

این رشد شتابان که با گسترش دورکاری و آموزش مجازی اوج گرفت، اکنون توسط توسعه صنایع دیجیتال، تجارت الکترونیک (E-commerce) و فناوری های بیمه (Insurtech) به عنوان موتورهای محرک اصلی به پیش می رود.

داده ها به مثابه دارایی؛ شریان حیاتی اقتصاد دیجیتال ایران

کسب وکارها گنجینه ای از اطلاعات حیاتی شامل مشخصات مشتریان، تراکنش های مالی و سوابق کارکنان را ذخیره می کنند. دسترسی افراد سودجو به این پایگاه های داده برای کلاهبرداری، سرقت هویت یا حملات فیشینگ می تواند نتایج فاجعه باری رقم بزند.

در فضای اقتصاد دیجیتال ایران و با رشد سریع فین تک ها و استارتاپ های مالی، ارزش داده ها دقیقاً معادل دارایی های مشهود یک شرکت است. نشت اطلاعات مالی مشتریان نه تنها زیان های مستقیم و جبران ناپذیر پولی به همراه دارد، بلکه می تواند به سقوط ارزش سهام شرکت و از بین رفتن کامل مزیت رقابتی آن در بازار منجر شود. امروزه، حفظ امنیت داده ها یک سپر دفاعیِ اقتصادی محسوب می شود.

تطبیق پذیری قانونی و اعتمادآفرینیِ برند

داده های عظیم، مسئولیت های بزرگی نیز به همراه می آورند. در یک محیط پیچیده و پرخطر، محافظت از داده های سازمان برای رعایت الزامات قانونی حیاتی تر از همیشه است. در ایران، نهادهای نظارتی مانند پلیس فتا و قوانین جرایم رایانه ای، چارچوب های حقوقی مشخصی را برای حفاظت از داده های کاربران تعیین کرده اند که رعایت کامل آن ها برای تمامی پلتفرم ها و کسب وکارها الزامی است.

فراتر از الزامات قانونی، حفاظت از داده ها ابزاری قدرتمند برای حفظ و ارتقای ارزش برند (Brand Equity) است. سازمان هایی که رویه های شفاف و منسجمی در زمینه حریم خصوصی دارند، تعهد خود را به امنیت ذی نفعان ثابت می کنند. در نتیجه، مشتریانی که امروزه بیش از هر زمان دیگری نسبت به حقوق حریم خصوصی خود آگاه اند، تمایل بیشتری دارند تا این سازمان های امن را به جای رقبا انتخاب کنند.

نقشه راه امنیت اطلاعات در ۷ گام اجرایی

برای بررسی ۷ روش کلیدی که شرکت ها می توانند به کمک آن ها از داده های حیاتی خود محافظت کنند، به خواندن ادامه دهید.

۱. تدوین استراتژی امنیت داده ها

یک استراتژی رسمی برای امنیت داده ها باید در اولویت اصلی شرکت ها قرار گیرد، زیرا بدون آن، در برابر هکرها و مجرمان سایبری آسیب پذیر خواهید بود. این استراتژی را تا حد امکان جامع طراحی کنید و سیاست های حاکم بر نحوه جمع آوری، ذخیره سازی، استفاده و پردازش داده ها را با جزئیات مشخص کنید. رویه های شما همچنین باید تعیین کنند که چه کسانی مجاز به دسترسی به داده ها هستند و در صورت قطع سرویس چه اقداماتی باید انجام شود.

مهم تر از همه، برنامه شما باید شامل اقداماتی برای زمان وقوع نقض امنیتی باشد؛ مواردی مانند متوقف کردن حمله، رویه های مستندسازی و اقدامات اصلاحی. این برنامه همچنین باید نحوه جلوگیری از نقض های مشابه در آینده را در بر بگیرد.

۲. استفاده از رمزنگاری داده ها

رمزنگاری (Encryption) می تواند با غیرقابل خواندن کردن داده ها برای افراد غیرمجاز، به حفظ محرمانگی اطلاعات دیجیتال شما کمک کند. داده های حساس شرکت، به ویژه با افزایش ترتیبات کاری دورکاری یا ترکیبی، باید حتماً به صورت رمزنگاری شده ذخیره و منتقل شوند.

۳. تنظیم کنترل های دسترسی سخت گیرانه

اهمیت رمزهای عبور قوی را در محافظت از داده ها و محدود کردن دسترسی به انواع خاصی از اطلاعات شرکت فراموش نکنید. همچنین می توانید الزامات احراز هویت چندمرحله ای (MFA) را پیاده سازی کنید یا از سیستم های بیومتریک (مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره) برای تأیید هویت افراد مجاز بهره ببرید.

۴. سرمایه گذاری در نرم افزارهای امنیت فناوری اطلاعات

نرم افزارهای مخرب می توانند اختلالات عظیمی در هر کسب وکاری ایجاد کنند. بنابراین، سرمایه گذاری روی نرم افزارهای امنیتی برای اطمینان از محافظتِ سیستم های رایانه ای شما کاملاً ضروری است. البته، ناگفته نماند که نرم افزارهای شما باید همیشه به روزرسانی شوند.

۵. ذخیره کردنِ تنها اطلاعات ضروری

هنگامی که نشت داده رخ می دهد، این مشتریان هستند که بیشترین آسیب را می بینند زیرا اطلاعات شخصی آن ها فاش می شود. برای محافظت از آن ها و سایر ذینفعان، تنها اطلاعاتی را ذخیره کنید که برای پیشبرد کسب وکار شما کاملاً ضروری و حیاتی هستند. این کار همچنین به شما کمک می کند تا داده های موجود را بسیار بهتر مدیریت کنید.

۶. وضع قوانین برای استفاده از دستگاه های شخصی

شرکت ها قوانین متفاوتی برای استفاده از دستگاه های شخصی در محیط کار دارند. با این حال، به خاطر داشته باشید که وقتی کارمندان از دستگاه های خودشان استفاده می کنند یا آن ها را به دفتر می آورند (BYOD)، خطرات امنیتی به همراه دارد. به عنوان مثال، داده های مرتبط با شرکت ممکن است در مکان های ناامن دانلود یا ذخیره شوند. بنابراین، داشتن دستورالعمل های شفاف در مورد استفاده از دستگاه های شخصی، از افشای ناآگاهانه اطلاعات حساس شرکت توسط کارکنان جلوگیری می کند.

۷. آموزش کارمندان در زمینه امنیت داده ها

بسیار آسان است که امنیت داده ها را صرفاً به متخصصان (یعنی بخش IT) واگذار کنیم. با این حال، حفاظت از داده ها باید دغدغه همه افراد سازمان باشد. به عنوان مثال، حتی اگر تنها یک نفر یک ایمیل یا لینک مخرب را باز کند، کل سازمان می تواند قربانی یک حمله فیشینگ شود. بنابراین، حریم خصوصی و حفاظت از داده ها را به بخشی از فرآیند آشناسازی کارمندان جدید (Onboarding) تبدیل کنید. بر سیاست های بازدارنده در زمینه اشتراک گذاری انواع خاصی از اطلاعات شرکت تأکید نمایید. در ادامه نیز، سمینارها یا برنامه های آموزشی منظمی برگزار کنید تا تیم شما همیشه در مورد تهدیدات سایبری جدید به روز بماند.

داده ها، دارایی کلیدی یک شرکت هستند. به همین دلیل، برای سازمان ها – چه بزرگ و چه کوچک – بسیار حیاتی است که برای تضمین امنیت داده ها گام های عملی بردارند. نشت داده ها نه تنها هزینه های مالی سنگینی برای شرکت به همراه خواهد داشت، بلکه مهم تر از آن، باعث از دست رفتن اعتماد و وفاداری مشتریان و کارمندان شما خواهد شد.

بنابراین وقت آن است که از خود بپرسید: “آیا از داده های سازمان من محافظت می شود؟”

بیاموزید که چگونه سازمان شما می تواند شیوه های حفاظت از داده ها را تقویت کند و بر تهدیدات و آسیب پذیری هایی که کسب وکارهای مدرن با آن روبرو هستند، غلبه کند. [در صورت تمایل، می توانید با دوره های تخصصی تعالی عملیاتی حفاظت از داده ها و امنیت اطلاعات همراه شوید و یا برای استقرار سیستم های امن مالی، از خدمات مشاوره تخصصی کارشناسان ما در «کیان مشاوران» بهره مند گردید.]

نتیجه گیری

در عصر اقتصاد دیجیتال، داده ها صرفاً مجموعه ای از اعداد و اطلاعات نیستند، بلکه ارزشمندترین سرمایه و شالوده اصلی مزیت رقابتی هر کسب وکاری محسوب می شوند. همان طور که در این مقاله بررسی کردیم، از تدوین استراتژی های امنیتی گرفته تا آموزش مداوم کارکنان، هر قدم در مسیر حفاظت از اطلاعات، در واقع نوعی سرمایه گذاری برای حفظ اعتبار مالی و جلب اعتماد پایدار مشتریان است. در بازار پرنوسان و رقابتی امروز، سازمان هایی برنده اند که امنیت داده هایشان را با همان جدیتی مدیریت کنند که جریان های مالی شان را کنترل می کنند.